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Die Power BI Famile (Business Intelligence) - Wer benötigt PowerPivot & Co.?

Herausgegeben von in PowerPivot ·
Tags: PowerBIPowerPivotPowerQuery
PowerPivot, PowerQuery und Power BI - für wen sind es nützliche Tools?
Die meisten Menschen kennen Microsoft Excel, aber die »Power-Tools«, PowerPivot, PowerQuery und Power BI hingegen kennen relativ wenige Microsoftkunden, geschweige denn nutzen bzw. profitieren von diesen Tools.
Wenn ich in meinen Trainings mit Anwendern spreche, haben einige die Begriffe schon gehört.  Sie haben jedoch wenig Ahnung, was PowerPivot oder PowerQuery an Möglichkeiten für ihre Arbeit bietet. Oft wird PowerPivot als eine „Superversion“ der Pivot-Tabellen interpretiert.
 
Im Umgang mit Excel fallen diese Tools häufig nicht auf. Microsoft hat sie in den bisherigen Office Versionen zwar mitinstalliert, sie jedoch deaktiviert. Dem Anwender fallen sie deshalb überhaupt nicht als etwas neu Hinzugekommenes auf. Und wozu sollte er sich dafür interessieren, wenn es so versteckt verkauft wird? (Vgl. Abb. 1).
Als Excel Anwender der ersten Stunde (Version Excel 2.0) suche ich nach der Installation in jedem Menüpunkt nach den Neuigkeiten der Version. Beispielsweise PowerPivot wird erst als Befehlsregister sichtbar, wenn Sie das mitgelieferte Add-Ins aktivieren.
Viele Anwender wissen daher nicht was Neues geboten wird und wozu sollten sie sich dafür interessieren, wenn es so versteckt verkauft wird?

Abbildung 1: Kein Register mit den Power-Tools

Auf die Frage, wer kann von diesen Tools profitieren, möchte ich in diesem Blog eingehen.
In diesem Beitrag geht es um die Anwendung dieser Tools, die Entwicklung von Berichten, Auswertungen und Dashboards, die zur Führung eines Unternehmens benötigt werden. Es geht weniger um die Sicht des Mitarbeiters, der die Berichte, Reports oder Analysen anschaut.

BI-Self-Service
Die Idee, die IT-Abteilung und deren Entwickler von der Entwicklung von Reports und Analysen der Fachabteilungen zu entlasten ist sicherlich ein Aspekt gewesen. Die BI-Tools wurden konzipiert um Business-Intelligence-Fähigkeiten in die Breite zu bringen und sie nicht nur den IT-Profis zur Verfügung zu stellen.
 
In den Fachabteilungen eines Unternehmens hilft Power BI wenn:
1.    die Daten für die Berichte, Reports oder Analysen zur Bearbeitung in Excel zu groß sind
2.    große Berichte nicht auf den unterschiedlichsten Geräten geteilt werden können
3.    Daten aufgrund ihres Aufbaus nicht in Excel verwaltet werden können (normalisierte Datenquellen)
4.    der Zeitaufwand für die Datenzusammenführung und -pflege in kurzen Zeitabständen sehr hoch ist.
5.    die permanente Unterstützung durch die IT-Abteilung nicht möglich ist
6.    Teilmengen von Daten aus umfangreichen oder verschiedene Quellen extrahiert und/oder
zusammengeführt werden sollen
7.    umfangreiche Datentransformationen notwendig sind
8.    Datenmodellierungsfähigkeiten benötigt werden, um unterschiedliche Einblicke in die Daten zu bekommen
9.    Sie Berichte mit einem Analyse- und Berichts-Frontend erstellen können wollen
(Power BI Desktop und Power BI Service)
10.   eine Bereitstellung über Clouddienste erfolgen soll
11.   und wenn Sie bereit sind, mehr darüber zu erfahren und den Umgang mit den Power Tools zu erlernen.

Die Arbeit in der Fachabteilung mit den PowerTools

PowerPivot
Erfolgreiche und begeisternde Arbeit mit diesen Tools erfordert Kenntnisse, die unter Excel-Anwendern rar vertreten sind. PowerPivot ist ein Datenmodellierungswerkzeug. Um nutzbringend damit arbeiten zu können, müssen Sie etwas von Datenmodellierung verstehen. Die PowerPivot-Engine ermöglicht es, Formeln (Measures) zu berechnen und in Excel- PivotTables vielfältige und aussagekräftige Berichte darzustellen. Das ist in herkömmlichen PivotTable-Berichten schier unmöglich. Der betriebswirtschaftlichen Betrachtung eröffnen sich dadurch vollkommen neue Dimensionen der Analyse und Bewertung von Businessaktivitäten unterschiedlichster Fachthemen.

PowerPivot bietet die Leistung der Datenmodellierung und gibt sie in die Hände kompetenter Excel-Anwender um Business-Cases zu analysieren.
Betrachten Sie folgendes Beispiel. Sie haben Daten (Ausschnitt, vgl. Abb. 2) aus Ihrem System in Excel abgelegt um sie damit auszuwerten.

Abbildung 2: Daten in sequentieller Ablagestruktur

In dieser Tabelle existieren die verkaufte Menge und der Verkaufspreis. Es findet sich allerdings nichts über absolute Deckungsbeiträge oder %-Anteile am Umsatz. Ebenso können Sie nichts erkennen über Periodenauswertungen, wie Umsatz YTD, Top10, Vergleichswerte zum Vorjahr oder wachstumsstärkste Produkte udgl. mehr.

In der bisherigen Arbeitsweise mit Excel würden Sie die Rohdaten durch Ergänzungen verbessern und mit umfangreichen Formeln und Formelkonstruktionen die zusätzlichen Einsichten erzeugen. Der Arbeitsaufwand ist beachtlich, meistens statisch und muss bei jeder Datenerneuerung in großen Teilen wiederholt werden. Ganz abgesehen davon steigt der Aufwand weiter, wenn sich dei Struktur der Daten ändert oder neue, weitergehende Informationen ermittelt bzw. berechnet werden müssen.

 
PowerPivot löst diese Thematik auf eine andere Weise. Weil PowerPivot ein Datenmodellierungstool ist, schreiben Sie die Formeln in ihrem Datenblatt in der PowerPivot-Engine als Teil des Datenmodells. Sie schreiben dort die Formeln (Measures) beispielsweise für die %-Anteile oder Zeitraumberechnungen einmalig als „Regel“ und führen Sie beim Aufrufen des Berichts aus. Sobald Sie die Regel (Measure) lauffähig erstellt haben, ist sie für Sie und andere für jeden Bericht, jedes Diagramm oder sonstige Analysen verfügbar. Sie brauchen sie nicht kopieren oder neu schreiben, um Sie in einem anderen Bericht zu verwenden, der auf den gleichen Daten aufsetzt.

Die Formelsprache, die bei PowerPivot zur Anwendung kommt, ist zwar der Excel Syntax ähnlich, jedoch in ihrer logischen Umsetzung und Anwendung deutlich anders. Um das Potential von PowerPivot ausschöpfen zu können, ist es notwendig, die Formelsprache DAX (Data Analysis Expressions) und einige andere Dinge über die Funktionsweise von PowerPivot zu lernen.

Für wen ist PowerPivot sinnvoll und warum?
Typische Anwender von PowerPivot sind Excel-Anwender, die sehr häufig und mit umfangreichen Datenmengen arbeiten, diese analysieren und Berichte erstellen. Folgende Bedingungen/Anforderungen prädestinieren den Einsatz von PowerPivot:
1.   Sie bearbeiten große Datenmengen, mit umfangreichen Formeln und benötigen Rechengeschwindigkeit
2.   Sie verwenden PivotTables zur Analyse Ihrer Daten
3.   Wenn Sie aus verschiedenen Quellen zusammenführen, beispielsweise mit SVERWEIS()
4.   Sie benötigen immer wieder veränderte Berichte, die aber weitestgehend auf der gleichen Formelstruktur
basieren, die jedoch bei jeder Änderung aufwändig angepasst werden muss
5.   Die „out of the box“ Lösungen sind keine Lösung .

Welchen Nutzen bietet PowerQuery?
PowerQuery ist ein leistungsstarkes und zugleich benutzerfreundliches ETL-Tool (Extract, Transform, Load). Es ergänzt PowerPivot bei der Datenextraktion, -aufbereitung, -transformation und Datenzusammenführung, um sie dann an PowerPivot weiter zu leiten. Alle diese Aktionen können automatisiert werden und sind eine wirkungsvolle Unterstützung für den Fachanwender.

Wer benötigt PowerQuery und warum?
Bei folgenden Aufgabenstellungen ist es ein sehr nützliches Tool:
  1. Sie erhalten Daten aus einem Vorsystem und müssen regelmäßig Teile extrahieren, verändern, ergänzen oder in irgendeiner Form bearbeiten, um sie verwenden zu können
  2. Sie arbeiten oder wollen mit PowerPivot arbeiten, die IT-Abteilung kann Ihnen die Daten jedoch nicht aufbereitet liefern
  3. Bei sich immer gleich wiederholenden Aufgaben, die auf Datenbewegungen basieren
  4. bei Daten, die in ungünstiger oder falscher Weise aufgebaut oder erfasst werden. Beispielsweise werden die Daten sehr oft pivotisiert zur Verfügung gestellt (vgl. Abb. 3, Bereitstellungsformat [1]) jedoch für eine sinnvolle Verarbeitung und Auswertung werden sie im sequentiellen Aufbau benötigt (vgl. Abb. 4, bnötigtes Format [2]).

Abbildung 3: Daten in pivotisierter Struktur


Abbildung 4: Daten in sequentieller Struktur

Ausblick
Hoffentlich hat Ihnen dieser kleine Blogbeitrag einen guten Vorgeschmack auf die Einsatzmöglichkeiten der beschriebenen BI-Tools gegeben. Wenn Sie mehr erfahren möchten, finden Sie umfassende Literatur. Einen ersten Einblick in die Arbeitsweise von PowerPivot finden Sie in meinen Buch
Microsoft Excel Pivot-Tabellen - Das Praxisbuch: Ideen und Lösungen für die Datenanalyse mit PivotTables, PivotCharts und PowerPivot. Für Excel 2010, 2013 und 2016.

Link zum Buch:
https://www.amazon.de/Microsoft-Excel-Pivot-Tabellen-Datenanalyse-PivotTables/dp/3866456948/ref=sr_1_1?ie=UTF8&qid=1486412091&sr=8-1&keywords=pivot+Tabellen

 
Wenn Sie PowerPivot oder PowerQuery direkt (kennen) lernen möchten, können Sie auch ein Seminar oder Coaching bei mir anfragen.













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